indir ares indir photoscape indir full download

ค้นหา

Login Form

Login โดยใช้ เมล์ ทอ.(ไม่ต้องใส่ @rtaf.mi.th)

บทความสำคัญ

กลยุทธ์เข็มมุ่งสู่ความเป็นเลิศ

 ผู้จัดการรายสัปดาห์5 มีนาคม 2550
 
              แกะกล่อง 'กลยุทธ์เข็มมุ่ง' ไขปัญหาระยะสั้น มุ่งสู่ความเป็นเลิศ
                   
 

                                                                                      โดย... พัฒนชัย  กุลสิริสวัสดิ์

จะแก้ปัญหาอย่างไรให้รวดเร็ว-เฉียบขาด ท่ามกลางปัจจัยลบที่พุ่งเข้ามา ?

"กลยุทธ์การบริหารแบบเข็มมุ่ง" เน้นวิเคราะห์ลงลึก เจาะถึงสาเหตุเพื่อปรับกระบวนการใหม่สู่ความสำเร็จ


๐ "ผู้บริหารระดับกลาง" ฟันเฟืองเพื่อสื่อสารอย่างได้ผล


๐ เตือน "ซีอีโอ" อย่าเห็นแต่ผลลัพธ์ เพราะปลายทางจะกลายเป็นหายนะ


ขณะที่โลกธุรกิจมักมองผลลัพธ์สุดท้ายคือกำไรสูงสุดจากผลิตผลที่ตนสร้าง แต่ความผันผวนของปัจจัยภายนอกก็มีผลต่อการทำงานทั้งกระบวนการผลิตจนถึงกระบวนการจำหน่าย เห็นได้จากภาวะวิกฤตค่าเงินบาทที่แข็งตัวส่งผลให้ผู้ประกอบการส่งออกประสบปัญหาอย่างมาก แต่การแก้ปัญหาด้วยกลยุทธ์ต่างๆ ต้องใช้การลงทุนที่สูงและเป็นการทำงานผ่านคำสั่งผู้บังคับบัญชาอย่างเดียว


เมื่อเป็นเช่นนี้ ทางออกที่น่าสนใจคือ กลยุทธ์การบริหารแบบเข็มมุ่ง (Hoshin Kanri Management) กลยุทธ์ที่สามารถนำมาใช้แก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็วและยั่งยืน ด้วยการฝึกให้พนักงานรู้จักวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที


วางแผนการฝึกคน

พัฒนชัย กุลสิริสวัสดิ์ กรรมการผู้จัดการ บริษัท ชัยบูรณ์ บราเดอร์ส จำกัด ผู้จำหน่ายผลิตภัณฑ์การพิมพ์สกรีนและเคมีภัณฑ์ต่างๆ ซึ่งได้รับรางวัลการบริหารสู่ความเป็นเลิศ (Thailand Quality Class-TQC ประจำปี 2548 กล่าวว่า การบริหารแบบเข็มมุ่ง (Hoshin Kanri Management) เป็นกลยุทธ์ระยะสั้นที่ต้องมีการกำหนดเป้าหมายปัญหาที่ชัดเจน เพื่อหาวิธีการแก้ไขด้วยวิธีการใหม่ซึ่งเกิดจากการสั่งสมความรู้ การวิเคราะห์ หรือการต่อยอดความรู้ที่มีการจัดเก็บรวบรวมให้การปฎิบัติงานแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว ซึ่งมีการปรับปรุงกระบวนการทำงานผ่านกระดานเข็มมุ่งประจำวัน ตลอดจนนำกลยุทธ์เร่งด่วนไปปฏิบัติ ให้เกิดผลเพื่อก้าวไปสู่วิสัยทัศน์ขององค์กรที่กำหนดไว้


โดยผู้บริหารเป็นผู้วางเป้าหมายสำคัญ แล้วสื่อสารแนวทางทำงานตลอดจนฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรให้มีทัศนคติ วินัย วิธีคิดในการแก้ปัญหาการทำงาน และคิดค้นนวัตกรรมการทำงานใหม่เพื่อบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้โดยเร็ว


ยกตัวอย่าง สถานการณ์ค่าเงินบาทที่แข็งตัวขณะนี้ พนักงานแต่ละแผนกต้องกำหนดปัญหานี้ในกระดานเข็มมุ่งประจำวันไม่ว่าจะเป็นแผนกจัดซื้อที่สามารถซื้อวัตถุดิบจากต่างประเทศในราคาถูกลง แต่ต้องเตรียมตัวรับมือกับความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นหากค่าเงินบาทอ่อนตัวลง เป็นผลให้ราคาวัตถุดิบสูงขึ้นและมีผลต่อต้นทุนการผลิต หรือแผนกส่งออกต้องมีการประกันราคาสินค้าในราคาที่เป็นธรรมกับลูกค้าทันที เพื่อแสดงให้เห็นว่าบริษัทมีความจริงใจและสามารถปรับราคาสินค้าขึ้นได้หากค่าเงินบาทอ่อนตัวลง พนักงานต้องวิเคาระห์สถานการณ์เพื่อนำความรู้ใหม่หรื่อความรู้เดิมมาแก้ไข


อย่างไรก็ตาม การบริหารแบบเข็มมุ่ง ต้องมีจุดมุ่งหมายสร้างเสริมความเข้มแข็งให้กับระบบบริหารองค์กร เพื่อมุ่งเน้นการตอบสนองลูกค้า ให้ความสำคัญกับระบบการวางแผน พร้อมกำหนดวิธีคิด และการปฎิบัติเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย มากกว่าการให้เพียงความสำคัญต่อเป้าหมายโดยไม่สนใจวิธีการ


และมุ่งความสนใจไปที่กระบวนการดำเนินงานว่าการวิเคราะห์ปัญหาสาเหตุการดำเนินมาตรการว่าทำได้ตามเป้าหมายเพียงไร เพื่อปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพสูงสุดตอบสนองแผนกลยุทธ์ขององค์กรให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน โดยแต่ละปีองค์กรจะต้องกำหนดหัวข้อเข็มมุ่งที่เป็นทิศทางหลักของเป้าหมายเพื่อการดำเนินงานอย่างเหมาะสม และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (
Continuous Improvement)

สำหรับวิธีการจัดทำเข็มมุ่งประจำปี ควรจะมีแนวทางสรรหาจากการวิเคราะห์และสรุปการปรับปรุงการทำงานในรอบปีที่เก็บรวบรวมได้จากการทำกระดานเข็มมุ่ง แต่ละส่วนงานมีความรับผิดชอบแตกต่างกันจึงต้องมีการวางแผนรองรับ หากมีปัจจัยการเปลี่ยนแปลงที่ยากจะควบคุม


ด้านการตรวจสอบ ผู้บริหารต้องติดตามพร้อมเสนอแนะและรับฟังความคิดเห็นของลูกน้อง ซึ่งการตรวจสอบการทำงานไม่ควรที่จะแจ้งหน่วยงานที่จะตรวจสอบล่วงหน้า เพื่อให้ผู้บริหารเห็นการทำงานที่เป็นจริงมากที่สุด โดยการวิเคราะห์ปัญหาต้องทำตารางสรุปมาตรการแก้ไขปัญหาตลอดจนจัดทำตารางตรวจสอบผลดำเนินงานให้เกิดการปรับปรุงมาตรฐานวิธีการทำงานใหม่ เพื่อดูสภาพปัจจุบันของปัญหาและเป้าหมาย


ทั้งนี้ แผนการทำงานเข็มมุ่งที่มีประสิทธิภาพต้องสามารถเพิ่มพูนความพึงพอใจ ประทับใจให้กับลูกเพิ่มค้ามูลค่าให้กับผลิตภัณฑ์และบริการเพื่อสนับสนุนความสามารถในการแข่งขัน เช่น คุณภาพด้านต้นทุนที่ถูกกว่าและลูกค้ามีความมั่นใจผลิตภัณฑ์ รวมถึงมุ่งแก้ไขปัญหาอุปสรรคที่สำคัญๆ ที่ผ่านมา ให้เกิดมาตรการวิธีคิดค้นขึ้นมาใหม่อย่างสร้างสรรค์ไม่ใช้เรื่องเดิมๆ หรือมาตรการเดิมๆ เพราะฉะนั้น ผู้บริหารระดับสูงต้องมีส่วนร่วมถกเถียงเพื่อให้เกิดข้อสรุปที่เข้าใจร่วมกันทั้งองค์กร


๐ ผู้บริหารระดับกลางกลไกสู่ความสำเร็จ

พัฒนชัย กล่าวต่อไปอีกว่า ผู้บริหารระดับกลางเป็นกลไกสำคัญในการสื่อสารให้พนักงาน  ระดับปฎิบัติการเข้าใจนโยบาย ขณะเดียวกันก็ต้องรับฟังความคิดเห็นข้อผิดพลาดการทำงาน เพื่อสื่อสารกับพนักงานให้แก้ไขปัญหา ไม่ว่าจะเป็นด้านวัตถุดิบที่ไม่ได้คุณภาพตลอดจนเครื่องมือที่ไม่มีความทันสมัยและใกล้หมดอายุการใช้งาน


ผู้บริหารระดับกลางต้องมีจิตสำนึกตลอดเวลาว่าปัญหาที่สำคัญขององค์กรคืออะไรและอยู่ที่ไหน เพื่อเห็นประโยชน์และความสำคัญของการวางแผนบนพื้นฐานข้อมูลความจริง และมีวิธีวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาเป็นขั้นตอนจนเป็นนิสัย พร้อมจัดลำดับความสำคัญมากน้อยของเรื่องราว


รวมถึงการปฏิบัติตามวงจรการบริหารเพื่อหาหัวข้อที่จะปรับปรุงในแต่ละหน่วย พร้อมกับกำหนดดัชนีชี้วัดและเป้าหมายเพื่อสืบสภาพปัจจุบันการทำงานที่เป็นปัจจัยภายในและภายนอก ให้เกิดการทบทวนเป้าหมายนำสู่การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาและคิดค้นมาตรการแก้ปัญหาวางแผนปฏิบัติทบทวนเป้าหมาย


ขั้นตอนสุดท้าย คือการดำเนินการตามแผนตรวจสอบประสิทธิผลและสร้างมาตรฐานการ ปฎิบัติงานใหม่ โดยบางกระบวนการอาจนำเครื่องมือช่วยต่างๆ เช่น QC 7 Tools , New QC 7 Tools, วิธีทางสถิติ เครื่องมือต่างๆ นั้นหยิบมาใช้เมื่อมีความจำเป็นและเหมาะสม


ทั้งนี้ พนักงานทุกตำแหน่งของบริษัทสามารถสับเปลี่ยนหน้าที่ ซึ่งมีความใกล้เคียงกับทักษะของตนที่มีอยู่เพื่อสนองกับการเปลี่ยนแปลงรวดเร็วซึ่งอาจเกิดขึ้น เช่น ผู้บริหารระดับสูง อาจเป็นพนักงานขับรถส่งของได้หากพนักงานไม่เพียงพอ


ขณะที่กระบวรการแก้ปัญหาการทำงานของบริษัทขณะนี้มีกว่า 200 กระบวนการ แต่จะเน้นกระบวนการหลักๆ 12 กระบวนการ โดยต้องจำกระบวนการแก้ปัญหาของตนเองให้ดีที่สุด ซึ่งจำเป็นต้องนำระบบไอทีมาใช้เก็บรวบรวมข้อมูลและรายงานการเปลี่ยนแปลงของแต่ละเดือนตามทิศทางการจัดการแบบเข็มมุ่งของเดือนนั้นๆ


"
ปัญหาที่พบมากตามการบริหารแบบเข็มมุ่งระยะแรกพบว่า ข้อมูลการแก้ไขปัญหาไม่เพียงพอในการตัดสินใจที่จะกำหนดแนวทางระยะสั้นเนื่องจากไม่มีประสบการณ์กับการจัดรูปแบบนั้นๆ หรือปัญหาที่เคยเกิดขึ้นแต่ถูกแก้ปัญหาด้วยบุคคลเพียงคนเดียวและไม่มีการถ่ายทอดความรู้ ส่งผลให้เกิดการแก้ปัญหาที่ช้า"


๐ เช็คองค์กรด้วยผู้นำอย่างไร ?

พัฒนชัย เล่าว่า การตรวจสอบการบริหารแบบเข็มมุ่งซึ่งเป็นแผนงานระยะสั่นต้องมีการตรวจวินิจฉัยโดยผู้นำ (Leadership Diagnosis) ต้องติดตามดูแลว่านโยบายประจำปีนั้นได้รับการถ่ายทอดไปสู่หน่วยงานต่างๆ ถูกต้องสอดคล้องและรับฟังคำอธิบายปัญหาและหนทางแก้ไขขั้นต้นเพื่อช่วยแก้ไขข้อจำกัดต่างๆ ที่อยู่เกินกว่าขีดความสามารถของพนักงาน ตลอดจนให้กำลังใจกับพนักงานเพื่อแสดงให้เห็นถึงการมีส่วนร่วมในการทำงานและเปิดโอกาสที่จะสื่อสารร่วมกัน


สำหรับการตรวจสอบผู้บริหารไม่ควรที่จะตรวจดูแต่ผลลัพธ์ แต่ควรถามถึงที่มาและวิธีการกระทำกว่าจะมาถึงขั้นตอนสุดท้ายของการทำงาน และไม่ควรหงุดหงิดหรือท้อแท้เมื่อรับฟังผู้ปฎิบัติงานเล่าให้ฟังถึงสถานการณ์จริงที่แย่กว่าที่คิด รวมถึงไม่ควรลืมจดบันทึกคำแนะนำจากผู้ปฎิบัติงานในการแก้ไขครั้งต่อไป เพื่อทบทวนปัญหาการแก้ไขการทำงาน


หลักการประกันความสำเร็จจะเกิดขึ้นจากการที่ผู้บริหารเป็นผู้ริเริ่มการแก้ปัญหาในส่วนต่างๆ ด้วยตนเองจะส่งผลให้ผู้บริหารระดับรองลงมาสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างกระตือรือร้น เช่น การส่งพนักงานเข้าฝึกอบรมเพื่อนำวิธีการแก้ปัญหาที่ได้ผลมาปรับใช้ หรือกำหนดความรับผิดชอบในหน้าที่ของแต่ละหน่วยงานอย่างชัดเจนพร้อมกับรับฟังข้อมูลที่ป้อนกลับมา


เมื่อเข้าใจ "การบริหารแบบเข็มมุ่ง" แล้ว ปัญหาหนักอกหลายข้อขององค์กรจะสามารถปลดเปลื้องได้อย่างไม่ยากนัก

4 คุณสมบัติผู้นำการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงมักจะเป็นเรื่องที่หลายคนซึ่งทำงานพยายามหลีกเลี่ยงหากเจ้านายไม่เป็นผู้ดำเนินงานเป็นแบบอย่าง ภาวะเช่นนี้จึงต้องมีผู้นำกลุ่มการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากแต่ละบุคคลย่อมมีความหลากหลาย จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้นำหรือ "แชมเปี้ยน" ต้องพร้อมด้วยคุณสมบัติ 4 ประการ ดังนี้

1.
มีความรู้ความสามารถในการทำงานในสาขานั้นเป็นสำคัญ


2.
มีทักษะด้านภาษาไทยและอังกฤษอย่างดี เนื่องจากต้องมีการอบรมกลยุทธ์การทำงานผ่านแบบเรียนภาษาอังกฤษ


3.
มีทักษะในการสื่อสารและมนุษยสัมพันธ์ที่ดี เพราะต้อง

ติดต่อกับบุคลอยู่เสมอ


4.
รักการทำงานเป็นทีม ซึ่งเป็นปัจัยสำคัญมากเนื่องจากการเป็นผู้นำต้องเข้าใจลูกน้องที่จะเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จ



ที่มา : จากงานสัมมนา Best Practices: Thailand Quality Class Winner 2005 จัดโดยสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ